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Nômade Digital: Nossa experiência tocando uma empresa remotamente

Nômade Digital: Nossa experiência tocando uma empresa remotamente

Parece que a pandemia popularizou o home-office e trouxe à tona um grupo grande de pessoas que já exercem o nomadismo digital, ou seja, de alguma forma essas já podem trabalhar remotamente e também viver onde bem quiserem.

Muitas empresas, dependendo logicamente do seu nicho de mercado, já contratam funcionários remotos para diversas áreas: marketing, TI, desenvolvimento de sistemas, RH entre outros.  E esse cenário cresceu muito com a pandemia. 

O nomadismo digital pode se caracterizar de diversas maneiras, seja pela vontade de conhecer novos lugares, viajar pelo mundo, exercendo o world schooling na educação dos filhos, ter mais qualidade de vida, estar mais presente em casa, fugir do trânsito da cidade, enfim a lista é longa.

Nesse podcast vou desenvolver o tema baseado na nossa experiência. Como o início de uma administração remota possibilitou o exercício do nomadismo.  Acredito que a palavra nomadismo digital será a chave dos próximos anos. 

Você pode estar onde se sinta melhor e mais acolhido e sem deixar de produzir e contribuir com a sociedade.

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Iniciando os projetos para a empresa

Uma sala confortável com um banheiro com uma mesa em L, uma cadeira com encosto mais alto do que as demais cadeiras da empresa, pois essa era a cadeira da presidência ou  do chefe,  popularmente falando. Nunca entendemos isso direito, mas vinha no kit mesas de escritórios. Para mim quando falamos de cadeira, falamos de conforto e conforto todos devem ter, mas enfim, continuando a nossa sala,  no nosso caso, continham ainda como decoração, vários orçamentos em papel pendurados em um varal improvisado que montamos na parede, para que colocássemos as próximas datas de follow-up aos clientes.

Desta forma não esqueceríamos os próximos passos da venda. Este era o nosso CRM de parede, software de gestão comercial em formato de varal, conhecem um deste? E esta, era a nossa sala no escritório da sede de nossa empresa. 

Definindo a personalidade da empresa

Nosso plano enquanto empreendedor sempre foi partindo da ideia de que um negócio precisa ter o seu próprio desenvolvimento sem precisar da figura do dono para que as coisas acontecessem. Este tipo de administração sempre nos agradou, pois perpassa por muito caminhos, desde que não gostamos dessa posição do dono impositor, quase que um Deus que define quem será punido e quem merecerá o paraíso.

E também porque acreditamos que uma empresa não cresce sem que tenhamos metas e processos definidos de forma que as etapas dentro da empresa aconteçam sem que os tais donos estejam por perto. Além de todos os pontos citados do porque acreditamos neste modelo de gestão, no fundo após sete anos de empresa, sentiamos também que as nossas crenças e medos eram capazes de aniquilar ideias  e o próprio crescimento da empresa e da equipe.

Ideias digitais “rampando”

No ano de 2016 as empresas digitais e empreender a própria ideia através da internet estava começando a “rampar”, este conceito já existia havia algum tempo, porém poucas pessoas que tinham tido esta ousadia.

Começava  um boom de empreendedorismo digital,e da venda escalável, veio o surgimento dos nômades digitais, coach para todos os gostos. E principalmente como mudar de vida e fazer algo com mais propósito.

Acreditando em uma mudança

E foi nessa onda toda que entendemos que, sim, nosso trabalho e o de nossa equipe poderia ser diferente. Naquela ocasião me lembro que ler o livro: trabalhe quatro horas por semana do Tim Ferris foi para mim um expansor de consciência, rapidamente consumi todas as páginas. E parecia que ao final de cada capítulo alcançava um tipo de iluminação budista, foi como um bálsamo para a alma, um oráculo que respondia todas as questões que eu sabia que poderiam ser respondidas, porém não alcançava as respostas e nem sabia por onde começar.  

Através desta leitura pude ir transformando a nossa realidade de acordo com os ensinamentos do mestre Tim. Tim ferris foi o meu primeiro mentor, mesmo que ele não saiba disso.

Foi bem nesta época que encontramos também o nosso propósito de empresa, que passou a ser formar uma equipe dos melhores, que alcançam grandes resultados e entendam que o trabalho não deve ser a única razão do ser, mas que o comprometimento tem que ser algo sério e que para trabalharmos com o propósito de crescimento tem que sair da bolha e pensar fora da caixa para desenhar um modelo próprio.

O novo conceito de administração tomando forma

Quando percebemos que a nossa necessidade era sair da operação para seguir este novo modelo de administração, partimos para o primeiro passo que era  entender como seriamos substituídos dentro da organização de forma que os papéis que exerciam de forma operacional teriam de ser substituídos por processos e por um time e não por uma pessoa, pois se colocássemos uma só pessoa, sabíamos que a probabilidade de cairmos nesta mesma situação era muito grande, pois se esta pessoa não desse certo teríamos de ir de novo para a operação.

E foi assim que partimos para a execução do plano, que seria montar as equipes e ir desenhando os processos, isto demandava dinheiro, pois teríamos de assumir uma redução na margem de lucro do negócio, demandava tempo e acima de tudo muita coragem, pois olhares duvidosos era o que mais recebiamos e a frase: ahhh,  este é o sonho de qualquer um, mas é impossível! Estava na boca da maioria das pessoas que trocamos ideia acerca do assunto. A única coisa que nos mantinha firmes era de que: se não for pra ser assim então que não seja. Aos poucos fomos ajustando e devagar conseguimos ir  saindo do dia a dia da empresa.

Rompendo as barreiras iniciais

No começo deste desafio, isto estamos falando final de 2016 início de 2017, onde ainda a internet e as ferramentas digitais não eram tão disseminadas e evoluídas, foi tudo meio nebuloso, pois criamos um sistema bem manual mesmo de compartilhamento de planilhas e apresentações. 

A equipe sem a gente por perto não sabia direito para onde ir e não entendia ao certo como produzir sem que estivéssemos na sala ao lado solicitando as demandas. 

Nos primeiros momentos determinamos nossas idas ao escritório três vezes por semana e no restante do tempo fazíamos as reuniões e Check points de forma remota, desta forma percebíamos o que necessitava de construção digital e o que já estava ok para ser acompanhado.  E, cada vez que sentíamos necessidade espassávamos mais, e colocávamos novos desafios para nós mesmos:

  • Como contratar e treinar alguém de forma remota?
  • Como medir a qualidade da execução do trabalho? 
  • Como medir as vendas e a entrada de leads? 
  • Como garantir a presença e o comprometimento dos colaboradores? 

O apoio de ferramentas digitais

Algumas partes fomos construindo e outras contratamos ferramentas que nos auxiliaram, assim cada etapa da empresa foi sendo colocada em uma ferramenta específica: 

  • Ferramenta para gestão de leads;
  • Ferramenta para gestão das vendas;
  • Ferramenta para DRE financeiro;
  • Nuvens para informações principais;

As rotinas

Uma outra parte muito importante que foi implantada e deu uma mudada total na cultura da empresa, foi a implantação de rotinas, primeiro fizemos a nossa própria, pois falando um pouco de mindset: – Para nós também era bem difícil saber o que fazer em determinado horário, já que não estávamos no escritório. 

Era um paradigma muito grande de ser quebrado: – Como trabalhar em casa se é na minha casa  onde eu tiro meus momentos de folga? Como a família vai entender que agora trabalhamos de casa? Como a minha casa deve estar preparada para me receber com a rotina de trabalho? Como saber o que fazer sem falar com ninguém?  

Enfim, estes desafios permeavam as nossas cabeças e aos poucos fomos montando o nosso próprio formato de exercer o papel de liderança e de trabalhar enquanto empreendedor.

Voltando a implantação de rotinas, a ideia era seguir os mandamentos do professor Falconi, de rotina do dia dia e do trabalho por diretrizes.  A supervisão e gerência foram os primeiros a aderirem a rotina, e este era um documento compartilhado com a empresa toda, assim todos sabiam onde as lideranças da empresa estavam atuando em determinados momentos.

Reuniões remotas

No início, ainda durante a implantação da liderança a distância, era tudo muito confuso, pois nesta época falar de reuniões remotas era algo muito distante, quase inalcançável. Percebemos que a estabilidade da internet da empresa deveria ser ajustada e até fones tivemos que comprar para deixar a disposição no escritório.

Definitivamente era uma mudança muito grande de cultura. Cada um abriu uma conta no skype e assim começamos no novo mundo de  compartilhamentos de tela.

Mudança de cultura e uma coisa foda demais

Sentíamos a todo momento, que enquanto falávamos pelo skype, do doutro lado a pessoa estava jogando paciência com o computador, sim aquele joguinho de baralho mesmo e mexendo no celular em busca de algum distrativo.  Não era raro perguntar algo e perceber que a pessoa do outro lado não estava naquela sintonia. Porém, aos poucos as pessoas foram entendendo qual era a proposta de jogo e que uma reunião remota tinha a mesma importância como outra qualquer realizada de forma presencial.

O mesmo acontecia com as entregas, combinávamos que cada um faria uma parte de um determinado projeto e aquilo que era combinado nas reuniões remotas era deixado de escanteio, pois entendia-se que o dia dia presencial gerava mais urgência e imediatismo, assim as agendas digitais ficavam à deriva.

E a produtividade?

No início a produtividade da equipe caiu drasticamente, sem a nossa presença ficou claro que o time tinha dificuldade de se organizar para realizar as demandas e nao postergar, pois a sensação que tínhamos era que as coisas aconteciam em ciclos. Quando aparecíamos era a hora de sentarmos para efetuarmos os feitos e o próximo ciclo voltava quando voltávamos para o escritório.

Construindo parcerias

Confesso que foi difícil, tivemos de ter coragem e pensamos em desistir inúmeras vezes. Até que fomos encontrando parcerias importantes. Encontramos dois tipos de consultoria que também estavam começando a se arriscar neste trabalho remoto e toparam o desafio de nos ajudar neste novo cenário.

A equipe da empresa foi sendo formada cada vez mais por pessoas engajadas com o trabalho e as necessidades da empresa e não com os donos. Aos poucos trazíamos para o time pessoas dispostas a entender que o desafio de ter autonomia nas próprias decisões é algo bem mais difícil do que ter alguém ali que assume por você. O famoso chefe que manda e os demais fazem! No nosso caso buscamos profissionais que não temiam tomar decisões por conta própria, pois o chefe não estaria lá!

Agora vai!

Quando sentimos que dava para ser, desmanchamos a nossa sala, aquela citada lá no início e transformamos nosso cômodo em sala de descompressão. Colocamos seis sofás que viram camas, uma pequena mesa de ping pong, e jogos de tabuleiros. 

Pode dormir, pode jogar, pode mexer no celular o quanto quiser desde que cumpra com os combinados, a sala é livre e pode ficar o quanto quiser, só não pode procastinar e a todo momento postergar os acordos. 

Isto já era o ano de 2018 e a administração a distância já fluía com mais tranquilidade, sim, foram dois anos de implantação de cultura, pois ainda tinha um longo caminho de construção de gestão. 

As reuniões remotas já eram levadas a sério e as rotinas já estavam implantadas para todos os colaboradores da empresa e não só para a liderança, passamos a encontrar nossa equipe fora do escritório de forma a darmos a possibilidade de aprendermos juntos formatos de trabalhar em outros lugares, assim fizemos reuniões em cafés, livrarias, saguão de hotel, bares, restaurantes, e co-works. 

Passávamos no escritório uma vez por mês apenas para assistir a apresentação dos resultados junto a equipe toda. 

O início do trabalho 100% remoto

E assim, caminhamos até 2019, quando decidimos que era hora de irmos além e avançarmos na direção de que todos os colaboradores poderiam ter a possibilidade de liberdade geográfica para trabalhar.

Muitos já sabiam como fazer o trabalho a distância, pois as ferramentas já estavam implantadas, assim passou haver uma flexibilização maior para quem precisava trabalhar de casa por motivos particulares. Quando tínhamos seleção de muitas vagas também permitíamos o home office para que o escritório ficasse livre para a realização das dinâmicas em grupo, e o entra e sai de candidatos não distraísse a produtividade dos colaboradores. Além disso, implantamos o home office de um dia por semana para os gestores para que a cultura pegasse e pudéssemos passar para os demais.

A nossa ideia era não ter mais o escritório…e assim foi em 2020!

Estavamos com a mudança marcada para um co-work que teria a possibilidade de estações de trabalho circulante, onde cada qual trabalharia no horário e dias que quisesse e material de obra ficaria em um Box. Éramos em 40 colaboradores nesta época e alugaríamos 15 estações a princípio.

Porém, enfim, com a chegada da pandemia todos sabem o que aconteceu com mundo e pra nós não foi diferente, porém acelerou este nosso processo de extinção do escritório e abortamos a ideia de co-work temporariamente.

Rapidamente todos foram para casa e continuaram com o trabalho e a gestão como eram feitas no escritório. Nossa sede foi desmanchada definitivamente há um ano e não pretendemos ter novamente um escritório físico. A empresa vem alcançando resultados incríveis com este formato de trabalho! Cada um de sua casa, ou de onde quiser, exercendo a sua rotina, conforme construímos há mais de quatro anos.

E foi assim

Enfim, esta foi a nossa experiência, pretendemos comentar em próximos episódios mais especificamente sobre os desafios, mas o que quisemos aqui foi demonstrar o tamanho da barreira que tivemos de romper em 2016, com a escolha de administração remota quando o mundo pouco falava sobre isso. 

Isto parece razoável no momento presente, porém só quem iniciou isso lá atrás sabe o tamanho do desafio que se é. Além disso tenho certeza que mesmo com as facilidades tecnológicas contemporâneas, os desafios de não estar lado a lado com seus colaboradores são muito grandes e passam por vários lugares, como dissemos no decorrer deste episódio.

Espero que tenhamos inspirado alguém de alguma forma para criar coragem em mudar a rota de algum processo que pode parecer desafiador em um primeiro momento, mas que no decorrer da construção, o desejo fala mais alto e os antes impossíveis caminhos, vão dando lugar a um presente com direção da alma e da realização.

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escute o We Go

We Go Rompendo Barreiras é um projeto de experiências compartilhadas a partir da vivência de uma família nômade, que vendeu tudo e saiu viajando pelo Brasil.

A jornada seguiu inicialmente sem muito planejamento. E foi com a cara e a coragem que resolveram viajar trabalhando em lugares diferentes. Passam a maior parte do tempo trabalhando, estudando e se desenvolvendo intelectualmente.